Nach der Auswahl eines Kunden in der Kundenverwaltung können Sie ein neues Angebot erstellen. Die Inhalte fügen Sie entweder mit Textbausteinen oder durch die Neuerstellung einer Angebotsposition hinzu. Nach der Fertigstellung können Sie das Angebot direkt generieren und es zusätzlich Ihrem Kunden per E-Mail zukommen lassen. Selbstverständlich können Sie jedes Angebot nachträglich ändern oder kopieren.

Ein weiterer Vorteil: Nach Erhalt des Angebotes via E-Mail können Ihre Kunden den Auftrag mit einem Klick auf den Bestätigungslink direkt erteilen. Diese Funktion setzt eine entsprechende Freigabe Ihrerseits bei der Angebotserstellung voraus. Sie und Ihr Kunde erhalten unverzüglich eine automatisierte Auftragsbestätigung. Anschließend können Sie das Angebot direkt in eine Rechnung wandeln.

Alle Dokumente – vom Angebot über die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung – sind dem jeweiligen Kunden in der Kundenverwaltung zugeordnet.

Absolute Ordnung und Übersichtlichkeit sind somit garantiert.

Allen Berechtigten ist es ebenfalls erlaubt, direkt nach Fertigstellung eines Auftrages eine Stunden-Abrechnung zu erzeugen. Hierzu geben Sie nur die zu in Rechnung stellende Zeit an und das System generiert automatisch eine Rechnung, anhand des beim Kunden hinterlegten Stundensatzes. Mehrere Rechnungspositionen desselben Nummernkreises eines Kunden fasst das System automatisch zu einer Sammel-Rechnung zusammen. Nach erfolgreicher Generierung können Sie die Rechnungen automatisiert zu Ihrem Kunden senden. Dieser erhält eine E-Mail mit der angehängten Rechnung im PDF-Format. Alle je generierten Rechnungen werden zusätzlich bei dem jeweiligen Kunden in der Kundenverwaltung abgelegt.

Sie haben eine Rechnung nicht korrekt erstellt? Kein Problem! Nachträgliches Versenden, Stornieren „mit Grund“, Rechnungskopfanpassung sowie Neuversand sind problemlos möglich.

Bei den Rechnungsmodalitäten „Verwendung“ und „Beschreibung“ ist es möglich, vom System automatisch Angaben über Monat, Jahr oder Periode setzen zu lassen. Somit ist die Übersichtlichkeit für Ihre Kunden und die Zuordnung Ihrer Dienstleistung gewährleistet. Nach der Prüfung aller anstehenden Abo-Vertrags-Rechnungen müssen Sie nur noch den Versand anstoßen. Dann geht alles automatisch seinen Weg.

Ein Dashboard gibt Ihnen einen umfassenden Ausblick und erleichtert Ihnen eine IST-Analyse. So sehen Sie die Entwicklung bei Kunden, Umsatz, Abo-Umsatz, Akquise-Stand und -Potenzial, Angebots-Stand, OPOS, Verträge, usw..  Sie finden diese Angaben ebenfalls auf den Detailseiten Ihrer Kunden. Natürlich auch immer im Vergleich mit Vorjahreszahlen.

Hierdurch minimiert Ihnen „Quickfin“ bei der Generierung von Rechnungen und Verträgen die Arbeit um ein Vielfaches und senkt zugleich die Fehlerquote.

Auch Ihre E-Mail-Signatur, inklusive Logo und Farben, können Sie selbstverständlich im System administrieren. Sie haben außerdem die Möglichkeit, den Hintergrund von Rechnungen und Auftragsverarbeitungsverträgen eigenständig via Upload anzupassen. Bei der Erstel-lung von Rechnungen und Verträgen können Sie zusätzlich den Einleitungstext individuell für jeden Kunden bearbeiten.

Wir hinterlegen einmalig Ihren Auftragsverarbeitungsvertrag im System und lassen alle variablen Felder, wie Anschrift, unterzeichnungsberechtige Person, Kundennummer, usw. automatisch für den jeweiligen Kunden befüllen. Auf Knopfdruck versendet das System eine E-Mail an Ihren Kunden. Dieser wird aufgefordert, einem Link in der E-Mail zu folgen. Auf Ihrer folgenden Webseite wird der Kunde gebeten, die Daten zu vervollständigen, sich den individuellen Vertrag anzusehen und bei Zustimmung direkt digital zu signieren. Die Art der digitalen Signierung bei Auftragsverarbeitungsverträgen ist laut der DSGVO erlaubt, jedoch mindestens vorgeschrieben.

Um die Generierung der Verträge so einfach und schnell wie möglich zu gestalten, können Sie in den Systemeinstellungen Vertragsvorlagen einpflegen, die Sie in der Kundenverwaltung nur noch auswählen müssen.

In der Kundenverwaltung können Sie für jeden Kunden die entsprechenden Verträge mittels der Vertragsvorlage schnell anlegen. Durch die gesetzten Platzhalter werden diese automatisch mit den hinterlegten Kundendaten befüllt.

Auf Knopfdruck versendet das System eine E-Mail an Ihren Kunden, in der dieser aufgefordert wird, einem Link zu folgen. Auf der folgenden Webseite wird der Kunde gebeten, die Daten zu vervollständigen, sich den Vertrag anzusehen und bei Zustimmung digital zu signieren. Natürlich kann dieser vor Unterzeichnung Ihnen auch Änderungswünsche digital mitteilen.

Nach der erfolgreichen digitalen Signierung erhält der Kunde den erzeugten Vertrag im PDF-Format per E-Mail. Das System legt das Vertrags-PDF automatisch im entsprechenden Kundenprofil mit Zeitstempel, Unterzeichner und IP-Adresse ab.

Natürlich werden die Bestände immer direkt bei Bestelleingang abgeglichen, sodass kein Fehlbestand im Lager entsteht.

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Teil-Lieferungen vom System ausführen zu lassen. Abweichende Lieferadressen werden Ihnen direkt angezeigt. Eine automatische Lieferschein-Erstellung mit Eingabe vom gewünschten Lieferschein-Datum ist kein Problem.

Auf Wunsch wird automatisch eine Status-E-Mail Ihrem Kunden zugesendet, sodass dieser immer auf dem aktuellen Bearbeitungsstatus bleibt.

Alle Rechnungen gehen natürlich in die gewohnte Bearbeitungsmaske von Quickfin und durchlaufen auf Wunsch auch hier alle Digitalisierungsprozesse.